La data de 25 mai 2018 a intrat în vigoare Regulamentul (UE) nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulatie a acestor date.
Direcția de Asistență Socială Satu Mare, cu sediul în Satu Mare, strada Ilișești nr. 4, județul Satu Mare, Cod Fiscal 16047824, telefon 0261 714 195, e-mail: [email protected], prelucrează datele cu caracter personal numai în scopul și pentru îndeplinirea atribuțiilor legale care îi revin.
În vederea îndeplinirii obiectivelor colectăm următoarele categorii de date cu caracter personal:
• nume și prenume, adresa, CNP, serie și număr act de identitate, date fiscale și date bunuri imobile, numărul de telefon , adresa de e-mail, date privind studiile și profesia, imaginea, date privind infracțiuni, condamnări penale, cazier, originea etnică, date de sănătate, ale cetățenilor și ale angajaților;
• de la colaboratori, colectăm date cu caracter personal ale reprezentanților legali sau delegați, funcția deținută, telefon , adresa de e-mail.
Principiile prelucrării datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt prelucrate:
• în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată, ceea ce implică identificarea temeiului legal înainte de prelucrare, punerea la dispoziția persoanei vizate a unor informații privind identitatea și datele de contact ale operatorului, datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor, scopurile prelucrării, destinatarii, drepturile persoanei vizate, posibilitatea retragerii consimțământului, posibilitatea formulării unei plângeri în fața unei autorități de supraveghere precum și orice alte informații suplimentare necesare unei prelucrări transparente și echitabile;
• în scopuri determinate, precise, explicite și legitime, ceea ce implică ca prelucrarea să fie efectuată numai în scopul definit înainte de începerea colectării datelor; prelucrarea ulterioară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare ştiinţifică sau istorică ori în scopuri statistice nu este considerată incompatibilă cu scopurile iniţiale;
• într-un mod adecvat și limitat la scopurile prelucrării, pe o durată limitată la perioada necesară îndeplinirii scopurilor ceea ce implică prelucrarea datelor strict a datelor necesare pentru atingerea scopului pentru care este efectuată;
• într-o manieră de natură a asigura securitatea adecvată a datelor, prin păstrarea secretului datelor și implementarea unor măsuri organizatorice și tehnice adecvate pentru a preveni accesul neautorizat, prelucrarea sau distribuția ilegală, precum și pierderea accidentală, modificarea sau distrugerea.
Direcția de Asistență Socială Satu Mare actualizează periodic măsurile tehnice și organizatorice aplicabile securității datelor cu caracter personal, aceste măsuri conțin angajamentul nostru de a proteja confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea datelor contribuabililor și partenerilor noștri, online și offline.
Prelucrarea datelor cu caracter personal de către Direcția de Asistență Socială Satu Mare se întemeiază pe următoarele temeiuri legitime:
• prelucrările sunt necesare numai pentru îndeplinirea obligaţiilor legale care revin operatorului;
• consimțământ: atunci când prelucrarea nu are la bază o obligație legală sau nu decurge din îndeplinirea obligațiilor legate de furnizarea serviciilor noastre, numai în baza consimțământului persoanei vizate. Pentru exprimarea consimțământului, Direcția de Asistență Socială Satu Mare va pune la dispoziția persoanei vizate formularul tip – acord privind exprimarea consimțământului de prelucrare a datelor cu caracter personal.
Scopul prelucrării / Durata păstrării datelor
Direcția de Asistență Socială Satu Mare procesează date cu caracter personal în scopul desfășurării activităților specifice instituției din domeniile de activitate: Protecția copilului și familiei; Protecția persoanelor vârstnice; Protecția persoanelor cu handicap; Protecția persoanelor fără adăpost; Protecția persoanelor și familiilor cu venituri mici precum şi altor persoane, grupuri sau comunităţi aflate în nevoie socială.
Totodată, Direcția de Asistență Socială Satu Mare procesează date cu caracter personal în scopul desfășurării activităților specifice instituției, și anume:
• reprezentarea în fața instanțelor de judecată;
• relații cu publicul;
• arhivare;
• executare silită;
• plăți;
• managementul proiectelor, monitorizare servicii publice, investiții și achiziții publice;
• administrarea patrimoniului , încheiere contracte;
• resurse umane;
• activități specifice în relațiile cu învățământul;
• tehnologia informației și a comunicațiilor;
• servicii administrative, precum și orice alte activități specifice instituției ce derivă din alte acte normative.
Direcția de Asistență Socială Satu Mare va stoca datele cu caracter personal necesare furnizării serviciilor publice conform obiectului de activitate, pentru a păstra legătura cu persoanele vizate și pentru a se conforma obligațiilor legale aplicabile. Datele cu caracter personal vor fi stocate pe perioada de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare expuse mai sus, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare și a interesului de protejare a drepturilor persoanelor vizate.
Operatorul nu păstrează datele mai mult decât este necesar, asigurând implementarea unor perioade de retenție a datelor, acolo unde nu există o perioadă obligatorie prevăzută de lege.
Totodată, datele cu caracter personal pot fi păstrate o perioadă mai îndelungată în scopuri de arhivare în interes public ori în scopuri de cercetare științifică sau istorică, sub rezerva aplicării unor măsuri de ordin tehnic și organizatoric adecvate (precum anonimizare, criptare etc.).
Proveniența datelor cu caracter personal
Direcția de Asistență Socială Satu Mare procesează datele cu caracter personal ale beneficiarilor serviciilor sociale, ale partenerilor, ale persoanelor care comunică cu operatorul pe diverse canale de comunicare (email, fax, poștă, întâlniri, participare la evenimente etc.), angajați și colaboratori, alte persoane fizice.
Datele cu caracter personal prelucrate de către operator sunt obținute:
• în mod direct de la persoana vizată de prelucrare prin furnizarea datelor în cadrul întâlnirilor de la sediul instituției, telefonic, primirea de date pe email/fax, trimiterea de cereri și completarea unor documente necesare furnizării serviciilor sociale, completarea unor formulare online, vizitarea sediului sau trimiterea de CV-uri pentru angajarea pe posturile vacante din cadrul instituției;
• în mod indirect, din alte surse: prin dezvăluiri făcute de alte instituții (transfer de date), dezvăluiri efectuate în interesul dumneavoastră sau interes legitim, prin interogarea bazelor de date naționale unde avem acces reglementat legislativ. Aceste categorii de informații pot cuprinde numele și datele de identificare ale dumneavoastră, adresa de e-mail, alte informații despre dumneavoastră.
Drepturile persoanei vizate
Persoana vizată de prelucrarea datelor cu caracter personal poate exercita în orice moment următoarele drepturi:
• dreptul de a fi informată cu privire la perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal conform prevederilor legale, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor;
• dreptul de a solicita accesul la datele cu caracter personal, dreptul la rectificarea sau ștergerea acestora, restricționarea prelucrării, dreptul de a se opune prelucrării, precum și dreptul la portabilitatea datelor; aceste drepturi pot fi exercitate prin completarea cererilor tip postate pe site-ul instituției și înregistrarea acestora la sediul Direcției de Asistență Socială Satu Mare;
• dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului dat înainte de retragerea acestuia;
• dreptul de a depune plângere în fața unei autorități de supraveghere – Autoritatea Națională pentru Protectia Datelor cu Caracter Personal sau justiției pentru apărarea oricăror drepturi garantate de legislația privind protecția datelor cu caracter personal care v-au fost încălcate. Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, poate fi contactată la adresa b-dul G-ral. Gheorghe Magheru, nr. 28-30, sector 1, București, România sau prin e-mail la [email protected];
• are posibilitatea de a contacta responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal (DPO), prin transmiterea unei solicitări la adresa instituției din localitatea Satu Mare, str. Ilișești nr. 4, județul Satu Mare sau la adresa de e-mail [email protected].
Măsurile de securitate utilizate de Direcția de Asistență Socială Satu Mare pentru protejarea datelor cu caracter personal
Direcția de Asistență Socială Satu Mare se angajează să protejeze datele cu caracter personal de îndată ce intră în posesia lor prin implementarea de măsuri tehnice și organizatorice de securitate. În ciuda eforturilor operatorului, în cazul în care vom identifica o breșă de securitate, operatorul va lua măsurile corective adecvate.
Pentru protejarea datelor cu caracter personal, Direcția de Asistență Socială Satu Mare a luat măsuri organizatorice şi tehnice orientate pe mai multe direcţii de acţiune:
• identificarea şi autentificarea utilizatorului, tipul de acces, operarea datelor, execuţia copiilor de siguranţă, computerele şi terminalele de acces, rețele de comunicații, instruirea personalului. De asemenea, utilizează măsuri de pseudonimizare, stocare în siguranţă a informaţiilor, astfel încât să fie asigurat un nivel adecvat de protecţie şi securitate.
• utilizează procedurile de securitate și garanțiile pe care le consideră adecvate pentru protejarea datelor personale ale persoanelor vizate.
Scopul nostru este de a preveni accesul neautorizat, de a menține acuratețea datelor, de a asigura utilizarea adecvată a datelor și de a proteja datele împotriva pierderii confidențialității, ștergerii, utilizării greșite sau modificării informațiilor aflate sub controlul Direcției de Asistență Socială Satu Mare.
Prezentul material a fost întocmit în scopul informării persoanelor vizate de prelucrarea datelor prin postarea pe site-ul instituției cu privire la implementarea Regulamentului (UE) nr. 679/27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.